【freee】「タグ」の付け方のコツは?勘定科目別のおすすめタグ設定もご紹介

freee会計の特徴の一つの「タグ」機能。皆さん、使いこなせていますでしょうか?

一般的な会計ソフトの場合では見かけない機能なので、どう使っていいかわからなかったり、なんとなく使っていたら収拾がつかなくなってしまったという方もいるのではないでしょうか?

今回は、このタグ機能についての解説と、タグ機能の使いこなし方を詳しくご紹介していきます。

目次

freeeのタグ機能って何?

freee会計の特徴の一つとして「タグ」機能があります。タグ機能というのは、ざっくり言うと従来の会計ソフトでいう「補助科目」の役割を担っているものです。

freeeのタグは次の5種類があります。

① 取引先(仕入先、販売先などの取引先名)
② 品目(商品やサービスの種類)
③ 部門(担当部署や事業)
④ メモタグ(案件名や担当者など)
⑤ セグメント ※法人プランのプロフェッショナルプラン以上のみ

これらのタグを、各取引(仕訳)にタグ付けすることで、取引先別の残高や品目別の金額などを集計しやすくすることができます。

例えば、試算表で取引先別の内訳を見たいと思ったとき。freeeではうまくタグ付けができていると、取引先別の売上高も簡単に見ることができます。

STEP
試算表の「損益計算書」を表示。売上高の左側についている三角をクリック。
STEP
「取引先別」「品目別」「部門別」の項目が表示。
STEP
取引先別の左にある三角をクリック。タグ付けがうまくできていると、取引先別の売上高が自動集計されます。

品目別や部門別の売上高も同様に、タグ機能によって自動集計されます。

ちなみに、タグは取引登録の際に簡単に付けることができます。
取引先タグは「取引先」欄で選択し、それ以外のタグは「品目・部門・メモタグ」欄で選択。

さて、先ほど紹介した5つのタグ「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」「セグメント」ですが、このうち「メモタグ」は付箋のように自由に使えるタグなので、あまりルールを気にせずに使って問題ありません。

例えば、後で仕訳をチェックしたい場合にはメモタグに「要確認」と記載したり、仕訳の担当者を記載しておいたり、自由に使えます。

一方、「取引先」と「品目」のタグについては、使い方にコツがあります
なんとなく使っていると収拾がつかなくなってしまうこともあるので注意が必要。このあと詳しく解説していきます。

初めてfreeeを使う方や小規模の個人事業の場合、いきなり全部のタグを使いこなすには少々ハードルが高いです。まずは「取引先」タグ、次に「品目」タグを整理していくことをおすすめします。

freeeのタグ機能を使いこなすには設計が必要!

freeeのタグ機能ですが、設計をせずにいきなり使い始めてしまうのはおすすめしません

タグ付けの設計ポイントは2点。

・タグを細かく設定しすぎない
・必要なタグだけ設定する

例えば、家具屋さんを想定してみましょう。

売上の「品目」タグに、「一人掛けリラックスABCチェア(青)」といった具体的な商品名を付けてしまうと、品目数が増えすぎて逆に見ずらくなったり分析しにくくなります。
この場合はもっとざっくりした商品区分の「椅子」「机」「テーブル」といった品目で分類していくことをおすすめします。

また、「取引先」タグについても同様です。

例えばネット販売を想定すると、売上の「取引先」タグに購入者の名前を付けてしまうと、取引先が膨大になってしまいます。
この場合、販売プラットフォーム名(Creema、Minne、Baseなど)を取引先としておくことで、入金消込もしやすくなるのでおすすめです。

さらに、スーパーやコンビニなどで物品を購入した際にも、店舗名を「取引先」としてタグづけする必要はありません。スーパー単位での支払金額を細かく管理する必要はないですよね。
もしも購入先を記録として残しておきたいときには、「備考」欄に記載したり、領収書の画像を添付しておけばOKです。

このように、それぞれのタグをどの単位で集計するのかをあらかじめ決めておくことが大事なポイントです。

取引先タグに設定する取引先名の注意点。同一の会社に「株式会社アイウエ」「㈱アイウエ」「アイウエ」など複数の名称を登録するのは避けましょう。1つの取引先には必ず1つの取引先名が紐づくように整理しておくのもポイントです。

【勘定科目別】freeeのタグのおすすめの付け方

freeeのタグ機能は、freeeを使いこなしていくためにマスターしたい機能です。
でも事業内容によっても、事業規模によっても、最適なタグ管理は異なります。
ここでは参考までに、勘定科目別の設定タグをご紹介していきます。
必ずしもこれがベストというわけではないので、あくまでもご参考として見ていただければと思います。

スクロールできます
勘定科目タグポイント
売掛金取引先
仮払金、前払費用、貸付金取引先
棚卸資産取引先
品目
部門※
・品目を細かな単位でつけすぎない
※複数事業を営んでいる法人の場合は「部門」もつけておく
(内訳明細書に記載するため)
固定資産取引先
品目
・品目を細かな単位でつけすぎない
・あらかじめ品目をグルーピングしておくことがポイント
(自動車、PC、など)
買掛金取引先
仮受金、前受金取引先
源泉税預り金取引先
品目
・支払調書の作成時に必要な情報
・品目には「源泉所得税(預り金)」などと記載しておく
借入金取引先
品目
売上高取引先
品目
部門※
・取引先や品目を細かな単位でつけすぎない
※複数事業を営んでいる法人の場合は「部門」もつけておく
(内訳明細書に記載するため)
仕入高取引先
品目
・品目を細かな単位でつけすぎない
外注費取引先・専門家報酬など、源泉所得税がかかるものは支払調書に記載する必要あるため
交際費、福利厚生費品目・税務調査対策や消費税処理判定などで利用
役員手当メモタグ・法人の場合は内訳明細書に役員別報酬を記載する必要あるため
・メモタグに役員名を記載しておくのがおすすめ
地代家賃取引先・法人の場合は内訳明細書に取引先別金額を記載する必要あるため
雑収入、雑損失品目
取引先
・法人の場合は内訳明細書に取引先別内容別金額を記載する必要あるため

勘定科目別に、使用する取引先タグと品目タグを設定しておく

初期設定だと、取引の登録時に、すべての取引先・品目をどの勘定科目に対しても追加することができます。
一方で、例えば売上に対する取引先と仕入に対する取引先は異なるのが通常です。
そこで、あらかじめ勘定科目別に、登録できる取引先・品目を設定しておくと、タグの設定誤りを防ぐことができるのでおすすめです。

STEP
設定タブから「勘定科目の設定」をクリック
STEP
勘定科目を選択
STEP
「内部管理に使用する取引先・品目」で、この勘定科目に使う取引先タグと品目タグを設定

以上で、勘定科目別に使用可能な取引先タグと品目タグを設定できます。

取引先や品目が多くない場合には不要ですが、数が増えてきた場合にはこの設定をしておくことをおすすめします。

まとめ

今回はfreee会計を使いこなすために欠かせない「タグ機能」についてご紹介しました。

慣れないうちは扱いに困る機能の一つですが、freeeの仕組みを理解してしまえば非常に便利なツールです。

ご参考にしてみてください。

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