【English】ビジネスメールで使える英語フレーズ（ミーティング設定編)

2024-03-14

海外の人とミーティングをするときに、まずは英語での日程調整からスタートしますよね。

日程調整のメールは、ある程度型が決まっています。
使いやすい定型文をインプットしておくことで、その都度迷わずに、スムーズにメールを書くことができます。

私が普段、海外オフィスやクライアントとミーティングの日程調整するときに頻繁に使っているフレーズをご紹介していきます。

実際にビジネスで使っている表現です。ご参考にしてみてください。

日程調整メールの件名

シンプルでわかりやすい表現にすることが大事です。

Meeting to discuss 〜（〜についてのミーティング）

Meeting to discuss new project
新規プロジェクトについてのミーティング

Meeting to discuss current issues
現状の課題についてのミーティング

Meeting to finalize 〜（〜を最終決定するミーティング）

Meeting to finalize details of new products
新製品の詳細を最終決定するミーティング

Meeting to finalize project proposal
プロジェクトの提案書を最終決定するミーティング

件名には「the」や「a」などの冠詞は必ずしも入れる必要はありません。（ここでの例文でも冠詞を省略しています。）新聞記事のタイトルなどにも冠詞が付いていないのと同じで、簡潔な件名の方が、読む人が見ただけで内容を把握しやすくなるためです。

ミーティング名

件名冒頭の「Meeting」の部分は、ミーティングの種類によって下記のような表現に置き換えることもできます。

Regular meeting （定例ミーティング）
Budget meeting （予算会議）
Management meeting （経営会議）
Sales meeting （営業会議）
Planning meeting （企画会議）
Kick-off meeting （キックオフミーティング）
Briefing （簡単な打ち合わせ、ブリーフィング）
Urgent meeting （緊急会議）

日程調整メールの本文

書き出し

I am writing to you all to set up a meeting to finalize the details of new products.
新商品の詳細を最終決定するためのミーティングを設定したくご連絡します。

I would like to discuss the current issues of the project.
プロジェクトの現状の課題について話し合いたいと思っています。

I would like to finalize the project proposal by the end of this week.
今週中にプロジェクトの提案書を仕上げたいと思っています。

ミーティング関連のフレーズ
・set up a meeting （ミーティングを設定する）
・schedule a meeting （ミーティングの予定を立てる）
・arrange a meeting （ミーティングを準備する・手配する）
・reschedule a meeting （ミーティングをリスケする）
・attend a meeting （ミーティングに参加する）

日程調整をお願いする

Would you be available from 2:00 – 3:00 pm on May 12th for a meeting?
5月12日の午後2:00-3:00はご都合いかがでしょうか。

Could you let me know your availability at the following dates and times?
以下の時間帯のうちご都合のよろしい時間帯をお知らせください。

21st Tue 10:00 am – 11:00 am
22nd Wed 1:00 pm – 2:00 pm
24th Fri 4:00 pm – 5:00 pm

If these times do not work for you, please let me know.
もしこれらの時間帯でご都合が合わないようでしたらおしらせください。

Would you please let me know your availability next week?　
来週のご都合のよろしいお時間をお知らせください。

Could you please advise date and time which would suit your schedule?
来週のご都合のよろしいお時間をお知らせください。

Could you give us some available slots next week?
来週のご都合のよろしい時間帯をいくつかいただけますか？

May I have 30 minutes of your time?
30分ほどお時間いただけますか？

「available」や「availability」は日程調整の時によく出てくる単語です。
・be available … (手がすいて) 話す[会う]ことができる
・availability … (予定などの) 空き具合
使いこなせるようになるととても便利な単語です。

日程調整のお願いに返信する

I am afraid I am unable to attend the meeting due to a prior engagement.
残念ながら先約があるためそのミーティングに参加することができません。

I am afraid I have another appointment on that day.
あいにくその日は別の予定が入っています。

I am afraid I have another appointment at that time.
あいにくその時間帯は別の予定が入っています。

I am available on Thursday.
木曜日でしたら都合がつきます。

I can make it Thursday morning.
今週の木曜日の午前でしたら都合がつきます

I am available 21st Tue 10:00 am – 11:00 am.
21日の火曜日の午前10:00-11:00でしたら都合がつきます。

Could you please suggest an alternative date and time?
他の候補日時をいただけますか？

I am afraid 〜 は、「恐れ入りますが」「残念ながら」「あいにく」と言った意味で、日本語でも枕ことばとしてよく使う表現ですよね。文の頭に付けるだけなので覚えておくと便利です。

ミーティングの時間変更をする、リスケする

The time of the next weekly meeting has been changed from 11:00 a.m. to 4:00 p.m.
次回の週次ミーティングの時間が午前11:00から午後4:00に変更になりました。

I am afraid I must reschedule our meeting on Thursday.
恐れ入りますが、木曜日のミーティングをリスケする必要があります。

May I suggest the following date and time instead?
代わりに以下の日時をご提案させていただけますでしょうか？

Can we push it back 30 minutes and start at 11:00?
30分後ろ倒しして11:00からのスタートとさせていただいてよろしいでしょうか。

push back とは、もともと計画していた予定よりも遅らせるという意味です。
一方、計画していたよりも早める場合は、move forwardと言います。例えば、
Could you move that meeting forward 30 minutes? （ミーティングを30分前倒しできますか？）
といった使い方をします。

I am sorry for any inconveniences this may cause.
ご不便をおかけして申し訳ございません。