【English】ビジネスメールで使える英語フレーズ（督促・謝罪編）

2023-12-22

相手からメールの返事が来なかったり、依頼した書類がなかなか送られて来なかったり、ビジネスにおいて「督促」をする場面があると思います。
反対に、返事や対応が遅くなってしまったときに「謝罪」が必要な場面もありますよね。

日本語でも相手への督促や謝罪は気を使いますが、今回はそのような場面でおすすめの便利な英語フレーズをご紹介します。

督促する場合

メールの返信がないとき

・We would like to remind you that we still have not received your response about the email below.
　下記メールへのお返事をまだいただいておりません。

・This is just a friendly reminder that we are waiting for your reply about the email below.
　下記メールへのお返事をお待ちしております。

督促メールのタイトルには、「Reminder: xxx(以前送ったメールのタイトル）」というように、頭に「Reminder: 」をつけるのが一般的です。
また、相手に至急対応してもらいたいときには、「Urgent: 」をつけることもよくあります。Urgentとは「至急」という意味です。

状況を確認したいとき

・Please let us know the current status regarding the email below.
　下記メールに関しまして、現在の状況をお教えいただけますでしょうか。

・Could you please let us know if you have any updates on this matter?
　この件について何かアップデートがありましたらお知らせください。

期限までorすぐに返事をもらいたいとき

・We would appreciate it if you could give us your reply by March 10.
　3月10日までにお返事いただけますと幸いです。

・We would appreciate it if you could get back to us right away.
　直ちにご連絡いただけますと幸いです。

・We hope to hear from you by March 10.
　3月10日までにご連絡ください。

日本語で「〜していただけると幸いです。」という表現をよく使うかと思います。
この英語版が「We would appreciate it if you could 〜」です。
直訳すると、「あなたが〜してくれると私は嬉しく思います」となります。これは英語のビジネスメールの中でとても使いやすい表現なので覚えておくことをおすすめします。

謝罪する場合

メールの返信が遅れたとき

・We apologize for the late reply.
　返信が遅くなり申し訳ございません。

・We apologize for the delayed response.
　返信が遅くなり申し訳ございません。

相手を待たせてしまったとき

・We are sorry to have kept you waiting.　
　お待たせして申し訳ございません。（直前まで待たせていたとき。）

・We are sorry to keep you waiting.
　お待たせしており申し訳ございません。（まだ待たせ続けているとき。）

英語のビジネスメールで、自分のことを「I」を使うのか「We」を使うのか迷われることはないでしょうか？基本的には「I」と「We」の使い分けは次のような考え方をします。
・「I」…　個人としてメールしている場合。
・「We」…　チームとしてメールしている場合や会社を代表してメールしている場合。
企業に勤めている方は、会社やチームを代表してメールしていることが大半かと思いますので、特に社外宛てのメールであれば「We」を使うことが多いと思います。