【English】ビジネスメールで使える英語フレーズ（書き出しと結び編）

2023-12-19

英語でのビジネスメールで頻繁に使うフレーズ集です。
今回はメールの「書き出し」と「結び」編です。

英文メールには欠かせない決まり文句ですが、相手との関係性や状況に応じて使い分けたいですよね。

書き出し

敬辞（Salutation）

社外宛て

・Dear Mr. Smith [ラストネーム]
　Smith様（男性の場合）

・Dear Ms. Smith [ラストネーム]
　Smith様（女性の場合）

・Dear John Smith [フルネーム]
　John Smith様（性別がわからない場合）

・Hello Mr. Smith [ラストネーム]
　Smith様（比較的親しい相手の場合）

社内宛て

・Dear John [ファーストネーム]
　Johnさん（社内で初めてメールする相手など）

・Hello, John [ファーストネーム]
　Johnさん（親しい関係の人宛て）

・Hi, John [ファーストネーム]
　Johnさん（親しい関係の人宛て）

そのほかの便利な表現（社内外で利用可能）

・To Whom it May Concern
　ご担当者様（相手の名前がわからない場合）

・Dear all
　関係者各位（全員宛て）

・Dear marketing team
　営業チーム各位（特定のチーム宛て）

挨拶（Greeting）

自己紹介（初めて相手にメールする場合）

・My name is Hanako Yamada from XYZ Company.
　XYZ社の山田花子と申します。

・I am in-charge of ABC project.
　ABCプロジェクトを担当しております。

相手と面識がある or ２回目以降のメール

・I hope you are doing well.
　お元気でしょうか。

・I hope this email finds you well.
　お元気でしょうか。

メールへ返信するとき

・Thank you for your email.
　メールいただきありがとうございます。

・Thank you for your reply.
　お返事ありがとうございます。

・Thank you for your quick response.
　早速お返事いただきありがとうございます。

・Thank you for reaching out to us.
　ご連絡いただきありがとうございます。

・「reach out to A」は、「Aと意思疎通を図ろうとする」という意味です。
・「Thank you for」の後ろには「名詞」か「動名詞〜ing」が来ます。

返信が遅れてしまったとき

・We apologize for the late reply.
　返信が遅くなり申し訳ございません。

・We apologize for the delayed response.
　返信が遅くなり申し訳ございません。

・We are sorry to have kept you waiting.
　お待たせして申し訳ございません。（直前まで待たせていたとき。）

・We are sorry to keep you waiting.
　お待たせしており申し訳ございません。（今もまだ待たせ続けているとき。）

・「We are sorry to have kept you waiting.」は現在完了形が使われているため、メールしている直前まで相手を待たせていたけど、このメールでその状態が解決する場合に用いられます。
・「We are sorry to keep you waiting.」は現在形が使われているため、メールしている現在でもまだ相手を待たせている状態が続いている場合に用いられます。

結び

本文最後の一言

・If you have any questions, please let us know.
　何かご質問がございましたらお知らせください。

・If you have any questions, please do not hesitate to contact us.
　何かご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください。

英語のビジネスメールで、自分のことを「I」を使うのか「We」を使うのか迷われることはないでしょうか？基本的には「I」と「We」の使い分けは次のような考え方をします。
・「I」…　個人としてメールしている場合。
・「We」…　チームとしてメールしている場合や会社を代表してメールしている場合。
企業に勤めている方は、会社やチームを代表してメールしていることが大半かと思いますので、特に社外宛てのメールであれば「We」を使うことが多いと思います。